Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Pollitikası

KOÇAK PETROL ÜRÜNLERİ SAN.VE TİC.LTD.ŞTİ.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

1. BÖLÜM

1.1. Giriş

KOÇAK PETROL ÜRÜNLERİ SAN.VE TİC.LTD.ŞTİ. ("Şirket") olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") uyarınca kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve korunmasına azami önem veriyor ve tüm planlama ve faaliyetlerimizde bu özenle hareket ediyoruz.

1.2. Politikanın Amacı

İşbu Politika'nın temel amacı, hukuka ve Kanun'un amacına uygun olarak kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik sistemler konusunda açıklamalarda bulunmaktır.

1.3. Politikanın Kapsamı ve Kişisel Veri Sahipleri

Bu politika, otomatik ya da otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilere sahip tüm gerçek kişiler için hazırlanmıştır. Tüzel kişilere uygulanmaz.

1.4. Tanımlar

• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgi.
• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, sağlık, dini inanç, ceza geçmişi gibi hassas bilgiler.
• Kişisel Verilerin İşlenmesi: Elde etme, saklama, değiştirme, aktarma, silme gibi işlemler.
• Veri Sorumlusu: Verilerin neden ve nasıl işleneceğini belirleyen kişidir.
• Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiyle veri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.
• Açık Rıza: Bilgilendirmeye dayalı özgürce verilmiş onay.

1.5. Politikanın Yürürlüğü

Politika 01.01.2020 tarihinde yürürlüğe girmiş olup, internet sitesinde yayımlanır. Gerekirse güncellenerek tekrar yayımlanır.

2. BÖLÜM – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASI

2.1. Genel İlkeler

• Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun işleme,
• Doğru ve güncel verilerin işlenmesi,
• Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme,
• Amaca uygun, sınırlı ve ölçülü işleme,
• Gerekli süreden fazla saklamama.

2.2. İşlenme Şartları

• Açık rıza alınması,
• Kanunlarda açıkça belirtilmiş olması,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle zorunluluk,
• Sözleşme gerekleri,
• Hukuki yükümlülük,
• Kişinin alenileştirmesi,
• Bir hakkın tesisi veya korunması,
• Meşru menfaatler.

2.3. Özel Nitelikli Verilerin İşlenmesi

Sağlık ve cinsel hayat harici özel nitelikli veriler, kanunda öngörülen hallerde açık rıza olmaksızın işlenebilir. Sağlık verileri ise kamu sağlığı gibi nedenlerle işlenebilir.

2.4. Aktarım Şartları

Veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt içindeki üçüncü kişilere aktarılmaz; ancak yukarıdaki şartlar oluşursa aktarılabilir.

2.4.1. Yurt Dışına Aktarım

Yurt dışına aktarım, yeterli koruma bulunan ülkelere veya Kurul izni ile yapılabilir.

2.5. Özel Nitelikli Verilerin Aktarılması

Açık rıza veya yasal dayanak varsa yurt içi ve yurt dışı aktarım yapılabilir. Gerekli idari ve teknik tedbirler alınır.

3. BÖLÜM – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME VE AKTARILMA AMAÇLARI, AKTARILACAĞI KİŞİLER

3.1. Kişisel Verilerin İşlenme ve Aktarılma Amaçları

Kişisel veriler, Şirket'in aşağıdaki faaliyetleriyle bağlantılı olarak Kanun'un 5. ve 6. maddelerine dayanarak işlenmektedir:

• Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışan yan hakları ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi,
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
• Fiziksel mekan güvenliğinin sağlanması,
• Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,
• İç denetim ve soruşturma faaliyetlerinin yürütülmesi,
• İş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi,
• İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetleri,
• Lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Mal / hizmet satış ve üretim süreçlerinin yürütülmesi,
• Talep ve şikayetlerin takibi,
• Çalışanlar için iş akdi ve mevzuat yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi.

İşleme faaliyetleri ilgili Kanun'da öngörülen yasal işleme şartlarına dayanmakla birlikte, açık rıza gerekiyorsa bu açık rıza alınmaktadır.

3.2. Kişisel Verilerin Aktarılacağı Kişiler

Kişisel veriler, yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda aşağıdaki kişi ve kuruluşlarla paylaşılabilir:

• İş ortaklarımız,
• Tedarikçilerimiz,
• Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları.

Hizmetin eksiksiz sunulabilmesi için gerekli durumlarda üçüncü kişilerle paylaşım yapılabilir. Ayrıca yasal yükümlülükler, adli/idari makamların talepleri doğrultusunda paylaşım yapılabilir.

4. BÖLÜM – KİŞİSEL VERİLERİN TOPLAMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Şirket, kişisel verileri 6698 sayılı Kanun'un 1. ve 2. maddeleri kapsamında; sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, çeşitli yöntemlerle toplamaktadır. Bu yöntemler aşağıdaki gibi olabilir:

• Satış noktaları, çağrı merkezi, internet sitesi, mobil uygulamalar, sosyal medya hesapları, dijital formlar, matbu formlar, kamera sistemleri, ziyaretçi giriş kayıtları, e-posta ve benzeri yollar,
• Otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle, doğrudan kişiden ya da üçüncü kişilerden alınan belgeler üzerinden,
• İş başvuru formları, iş sözleşmeleri, teklif formları, anketler, kayıt formları ve sair ticari belgeler aracılığıyla.

Veriler, işbu Politika'nın 3.1. maddesinde belirtilen amaçların yerine getirilmesi, Kanun'un 2.2 ve 2.3. maddelerinde belirtilen işleme şartları doğrultusunda toplanmakta ve Şirket ya da Şirket adına veri işleyenler tarafından işlenmektedir.

5. BÖLÜM – KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ VE SAKLAMA SÜRESİ

5.1. Saklama Süresi

Şirketimiz, kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklar. Bu sürelerin sona ermesi halinde kişisel veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

5.2. Silme, Yok Etme ve Anonimleştirme Yöntemleri

Kişisel veriler aşağıdaki yöntemlerle imha edilir:

• Silme: Verinin ilgili kullanıcılar için erişilemez hale getirilmesi işlemidir.
• Yok Etme: Verinin geri getirilemeyecek şekilde fiziksel veya dijital olarak ortadan kaldırılmasıdır.
• Anonimleştirme: Verinin, kimliği belirli ya da belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Bu işlemler, Şirket'in veri saklama ve imha politikalarına uygun olarak gerçekleştirilir ve kayıt altına alınır.

6. BÖLÜM – VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI (KVKK m.11)

İlgili kişiler, Şirketimize başvurarak kendileriyle ilgili;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK madde 7 uyarınca kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Yukarıdaki (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Başvurular, Şirketimize yazılı olarak ya da Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemlerle iletilmelidir.

7. BÖLÜM – BAŞVURU USULÜ

Veri sahipleri, kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin taleplerini yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirleyeceği diğer yöntemlerle iletebilir.

Başvurular şu yöntemlerle yapılabilir:

• Islak imzalı dilekçe ile şahsen veya noter kanalıyla,
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ile,
• Şirketin sisteminde kayıtlı e-posta adresi kullanılarak speedol@speedol.com.tr adresine iletilerek.

Talep, Şirket tarafından en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

8. BÖLÜM – POLİTİKA'NIN YÜRÜRLÜĞÜ VE GÜNCELLENMESİ

İşbu Politika 01.01.2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika, Şirket internet sitesinde yayımlanarak yürürlüğe girer. Şirket gerekli gördüğü hallerde Politika üzerinde değişiklik yapabilir.

Güncellenmiş politika, internet sitesinde yayımlandığı tarihte geçerlilik kazanır. Politika değişiklikleri, yürürlük tarihinden itibaren hüküm ifade eder.